Ochrana osobních údajů

1. Jaké údaje zpracováváme a proč

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a vždy na základě konkrétního právního titulu:

• Kontaktní formulář — jméno, e-mailová adresa, telefon a obsah zprávy. Účel: vyřízení vaší poptávky a vzájemná komunikace. Právní základ: jednání o uzavření smlouvy a oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR).
• Rezervace schůzky — jméno, e-mailová adresa, telefon, zvolený termín a poznámka. Účel: domluvení a potvrzení konzultace. Právní základ: jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Měření návštěvnosti (Google Analytics 4) — cookies, IP adresa a údaje o zařízení a chování na webu. Účel: měření a zlepšování obsahu webu a měření účinnosti reklam, včetně přiřazení úspěšně odeslaných poptávek reklamám v Google Ads. Právní základ: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
• Ochrana formulářů proti spamu (Google reCAPTCHA v3) — IP adresa a údaje o chování a zařízení. Účel: zabezpečení formulářů proti zneužití. Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

2. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje z kontaktního formuláře a rezervací uchováváme po dobu trvání komunikace a následně po dobu nezbytnou k ochraně našich oprávněných zájmů, zpravidla nejdéle 3 roky od posledního kontaktu. Pokud na základě poptávky vznikne smluvní vztah, řídí se doba uchování příslušných dokladů účetními a daňovými předpisy (zpravidla až 10 let).

Údaje zpracovávané prostřednictvím cookies uchováváme po dobu uvedenou v Zásadách používání cookies. Souhlas s analytickými cookies můžete kdykoli odvolat.

3. Komu údaje předáváme

Vaše osobní údaje neprodáváme. K údajům mohou v nezbytném rozsahu přistupovat tito zpracovatelé a příjemci:

• provoz e-mailu a webových stránek zajišťovaný na naší vlastní serverové infrastruktuře (server1.adaptis.cz);
• společnosti Google Ireland Limited a Google LLC v souvislosti se službami Google Analytics, Google reCAPTCHA a vloženým rezervačním kalendářem Google.

4. Předávání mimo Evropskou unii

Při využití služeb společnosti Google může docházet k předání údajů do Spojených států amerických. Toto předání je zajištěno na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně v rámci rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (EU–US Data Privacy Framework), případně standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

5. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• právo na přístup ke svým osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz („právo být zapomenut“);
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo kdykoli odvolat udělený souhlas, aniž je dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

6. Jak nás kontaktovat

Svá práva i jakékoli dotazy ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit e-mailem na info@adaptis.cz nebo telefonicky na +420 603 984 152. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

7. Cookies

Podrobnosti o souborech cookies, které na webu používáme, najdete v samostatných Zásadách používání cookies na adrese adaptis.cz/cookies.

8. ADAPTIS CRM: rozsah služby a odpovědnost

ADAPTIS CRM je organizačně spravovaná B2B služba pro web/PWA a iOS. Uživatelské účty vytváří a spravuje zákaznická organizace nebo její oprávněný administrátor; nejde o spotřebitelskou službu s veřejnou registrací.

U osobních údajů, které zákaznická organizace vloží do CRM pro vlastní obchodní činnost, tato organizace zpravidla určuje účely a způsob zpracování a vystupuje jako správce. Adaptis IT službu provozuje podle smlouvy a pokynů zákazníka, zpravidla jako zpracovatel. U vlastní správy účtů, zabezpečení služby, podpory a plnění povinností může Adaptis IT určovat některé účely samostatně. Konkrétní rozdělení rolí se řídí příslušnou smlouvou a okolnostmi zpracování.

9. ADAPTIS CRM: jaké údaje služba používá

Rozsah údajů závisí na nastavení zákaznické organizace, oprávnění uživatele a používaných funkcích.

• Organizace, účty a správa — pracovní jméno a kontaktní údaje, role, tým, jazyk, stav účtu a záznamy o přihlášení, relaci, přístupech a administrativních změnách.
• Zákazníci, kontakty a leady — identifikační a firemní údaje, adresy a provozovny, kontaktní osoby a pracovní kontakty, přiřazení, stav, zdroj a poznámky.
• Obchodní práce — objednávky a jejich položky a historie, plánované a uskutečněné návštěvy a jejich výsledky, úkoly a odpovědi, pracovní poznámky a související auditní záznamy.
• Provoz a podpora — technické identifikátory, časy a stav operací, bezpečnostní a auditní události, chyby a informace, které uživatel nebo administrátor poskytne při řešení podpory.

10. ADAPTIS CRM: přesná poloha, fotografie a údaje v zařízení

Přesnou polohu aplikace vyžádá pouze v popředí poté, co uživatel při aktivní návštěvě spustí ověření polohy. Při úspěšném změření odešle pro daný úkon jeden použitelný vzorek s časem zařízení, souřadnicemi a přesností; služba z něj může vypočítat vzdálenost a výsledek ověření. Snímání skončí po získání použitelného vzorku, chybě nebo vypršení časového limitu. Aplikace polohu průběžně nesleduje a nezískává ji na pozadí.

Přístup k fotoaparátu nebo knihovně fotografií a nahrání fotografie nastane pouze tehdy, když uživatel fotografii vědomě pořídí nebo vybere a odešle. Aplikace galerii automaticky neprohledává ani neodesílá. Fotografie se před uložením normalizuje a uchovává se s pracovním účelem a vazbou na zákazníka, provozovnu nebo návštěvu.

Trvalé offline uložení pracovních dat v zařízení je dostupné jen tehdy, když je zákaznická organizace povolí a uživatel potvrdí chráněné zařízení. Takové úložiště je oddělené podle účtu a organizace; aplikace jeho obsah při odhlášení nebo změně pracovního prostoru vymaže. Serverové záznamy a zálohy se řídí samostatnými pravidly uchování.

11. ADAPTIS CRM: účely, přístupy a propojené systémy

CRM údaje se používají k poskytování funkcí služby — správě zákazníků a kontaktů, rozdělení práce, návštěvám, úkolům, objednávkám, reportům a synchronizaci — a dále ke správě účtů a oprávnění, zabezpečení, auditu, prevenci zneužití, provozní diagnostice a podpoře.

K údajům mají přístup oprávnění uživatelé zákaznické organizace podle přidělených rolí a pracovního rozsahu. Vybrané obchodní záznamy může CRM předávat do systémů, které zákaznická organizace sama zvolila a nakonfigurovala; rozsah takového předání určuje nastavení a pokyny organizace.

Aplikace ADAPTIS CRM nepoužívá reklamní cookies ani reklamní nebo analytické SDK, neprovádí sledování uživatele napříč aplikacemi či weby, osobní údaje neprodává a nepoužívá je k cílení reklamy. Používá nezbytnou přihlašovací relaci a provozní a bezpečnostní záznamy popsané výše.

12. ADAPTIS CRM: uchování údajů a vyřízení žádostí

Pro všechna CRM data neplatí jedna pevná doba uchování. Doba se odvíjí od pokynů a pravidel zákaznické organizace, smluvního nastavení, druhu záznamu a provozních, bezpečnostních nebo právních potřeb. Přesné souřadnice, fotografie, auditní záznamy a zálohy mohou mít odlišné cykly uchování. Informaci o době platné pro konkrétní organizaci poskytne její administrátor nebo Adaptis IT podle příslušné smlouvy.

Žádost týkající se zákaznických, kontaktních, objednávkových, návštěvních, úkolových nebo poznámkových údajů v CRM směřujte přednostně na organizaci, která účet spravuje a určuje využití těchto záznamů. Adaptis IT můžete kontaktovat na info@adaptis.cz s dotazem ke službě nebo s žádostí o předání požadavku příslušné organizaci.

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, například v reakci na změny v používaných nástrojích nebo v právních předpisech. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce; rozhodující je datum poslední aktualizace uvedené v záhlaví.