Velkoobchod s potravinami: od skladu po řidiče v jednom systému

Co následovalo po spuštění

Měsíce počítáme od zahájení projektu. Uvedené období zahrnuje i analýzu a testování v ostrém provozu u klienta; samotná implementace trvala u každého kroku jen jeho část.

1. 3.–4. měsíc

   Plánovač rozvozových tras

   Samotná implementace: přibližně 3 týdny; zbytek období: zadání a analýza tras, testování a ladění v ostrém provozu u klienta, školení skladu

   Plánování rozvozu na mapě z dosud nevyexpedovaných objednávek a stavu vychystání ve WMS, tisk rozvozových listů a zápis data expedice zpět do POHODY.

   Přínos: Dispečer sestavuje trasy na jednom místě z aktuálního stavu objednávek i vychystání a nemusí údaje porovnávat ve dvou systémech. Datum expedice se do dokladů zapisuje automaticky; později přibylo i automatické e‑mailové oznámení zákazníkovi o odeslání zboží.

2. 4.–5. měsíc

   Automatické zpracování akcí z e‑shopu

   Samotná implementace: 1–2 týdny; zbytek období: upřesnění pravidel akcí, testování na skutečných objednávkách a ladění v ostrém provozu u klienta

   Akce typu 4+1 nebo 3+1 se z e‑shopu přenášejí přes POHODU do skladu jako položky s nulovou cenou; nápoje se zaokrouhlují na celé kartony.

   Přínos: Zboží zdarma není nutné do objednávek doplňovat ručně a sklad vychystá přesně to, co zákazník v akci získal. Akci klient zakládá sám jako běžnou cenovou akci v POHODĚ.

3. 5.–7. měsíc

   Přehledy pohledávek a prodejů, expirace na e‑shopu

   Samotná implementace: přibližně 3 týdny; zbytek období: analýza a čištění dat, ověřování přehledů v provozu u klienta a postupné doplňování

   Přehled neuhrazených pohledávek podle doby po splatnosti aktualizovaný dvakrát denně, obraty jednotlivých zákazníků s datem poslední objednávky a nejbližší data expirace přímo u produktu na e‑shopu.

   Přínos: Vedení vidí aktuální stav neuhrazených faktur, aniž by přehledy sestavovalo ručně, a může dlužníky upomínat včas. Odběratelé znají trvanlivost zboží už při objednávání.

4. 6.–8. měsíc

   EDI s obchodními řetězci

   Samotná implementace: přibližně 3 týdny; zbytek období: smlouvy a testy s poskytovatelem EDI a obchodními řetězci, certifikace a postupné připojování dalších řetězců

   Objednávky obchodních řetězců přicházejí elektronicky přímo do POHODY a expediční avíza i faktury odcházejí zpět stejnou cestou; v 16. měsíci přibyl další řetězec.

   Přínos: Odpadá ruční přepisování objednávek řetězců a s ním i riziko chyb v položkách a množstvích. Expediční avíza a faktury se řetězcům předávají ve strukturované podobě bez ruční přípravy.

5. 7.–8. měsíc

   Denní report zásobování pro nákup

   Samotná implementace: 2–3 týdny; zbytek období: ověřování dat s nákupčími v běžném provozu a úpravy podle jejich zpětné vazby

   U každé položky dodavatel, prodeje za 7, 14 a 30 dní, otevřené objednávky, dostupnost a pět nejbližších dat expirace – denně v tabulce nákupčích.

   Přínos: Nákupčí objednávají podle aktuálních dat, aniž by museli ručně skládat exporty, a přehled expirací jim pomáhá včas doprodat zboží s krátkou trvanlivostí a předcházet odpisům. Od 16. měsíce lze data obnovit jedním kliknutím přímo v POHODĚ a aktuální jsou přibližně do 10 minut.

6. 8.–9. měsíc

   Automatické bankovní výpisy

   Samotná implementace: přibližně 1 týden; zbytek období: zřízení přístupů a certifikátů u bank a ověřování párování plateb v ostrém provozu

   Výpisy ze dvou bank se každý den automaticky načítají do POHODY a přijaté platby se párují s fakturami.

   Přínos: Účtárna najde výpisy ráno už v POHODĚ a ručně řeší pouze platby, které se nespárovaly. Stav pohledávek je díky tomu každý den aktuální.

7. 10.–11. měsíc

   Dopravné a kontrola dostupnosti na e‑shopu

   Samotná implementace: přibližně 2 týdny; zbytek období: dohoda pravidel dopravného, testování na skutečných objednávkách a ladění v ostrém provozu u klienta

   Automatické účtování dopravného podle hodnoty objednávky a denní kontrola položek, které jsou skladem, ale na e‑shopu je nelze objednat, a naopak.

   Přínos: Dopravné se do objednávky doplní samo podle pravidel klienta, bez ručního dopočítávání. Denní report odhalí zboží, které leží ve skladu a neprodává se jen kvůli nastavení e‑shopu, takže se nesoulad zachytí nejpozději následující den.

8. 11.–13. měsíc

   Docházka s čipovými terminály

   Samotná implementace: přibližně 3–4 týdny; zbytek období: schválení nabídky, dodání čipů a terminálu, zkušební provoz a doladění u klienta

   Docházkový systém s čipovými terminály pro sklad i řidiče: stravenky, dovolené, přestávky a měsíční výkazy.

   Přínos: Měsíční výkazy a nárok na stravenky vznikají automaticky z údajů čipových terminálů, takže je není třeba sestavovat ručně. Evidovaná docházka zároveň slouží jako podklad pro měření výkonu skladníků.

9. 11.–14. měsíc

   Spotřební daň a hlášení pro celní správu

   Samotná implementace: přibližně 5–6 týdnů; zbytek období: příprava daňového skladu a terminálu, požadavky celní správy, koordinace s dodavatelem WMS a testování hlášení v provozu

   Pozice daňového skladu, údaje o alkoholu na skladových kartách, denní podklady pro hlášení celní správě a měsíční evidence alkoholu.

   Přínos: Podklad pro povinné denní hlášení celní správě se generuje automaticky ve formátu XML. Snižuje se tím pracnost i riziko chyb v povinném výkaznictví.

10. 12.–13. měsíc

    Výroba, výkon skladu a reporting

    Samotná implementace: přibližně 4–5 týdnů; zbytek období: upřesňování požadavků s výrobou a skladem, instalace kiosku a obrazovky a ověřování v ostrém provozu

    Výrobní portál s kioskem, výkon vychystávačů na televizní obrazovce ve skladu, přehled cash flow a automatické přiřazení rozvozové trasy podle doručovací adresy.

    Přínos: Výrobní a převodní doklady vznikají v POHODĚ přímo z portálu, bez ručního zadávání. Vedoucí skladu sleduje výkon průběžně, vedení má cash flow na jednom místě a noví zákazníci dostanou rozvozovou trasu bez ručního přiřazování.

11. 14.–15. měsíc

    Výkon skladníků a SMS o expedici

    Samotná implementace: přibližně 2 týdny; zbytek období: nastavení norem a párování lidí mezi docházkou a WMS, testování SMS a ověřování v provozu u klienta

    Výkon jednotlivých pracovníků podle úkolů ve WMS a odpracovaných hodin z docházky; zákazník při expedici obdrží SMS s datem doručení.

    Přínos: Report výkonu v řádcích a kilogramech za hodinu porovnaný s normami chodí pravidelně e‑mailem, takže vedení nemusí výkon dohledávat a porovnávat ručně. Zákazník zná datum doručení předem.

12. 15.–16. měsíc

    Portál tras a aplikace pro řidiče

    Samotná implementace: přibližně 3–4 týdny; zbytek období: zkušební provoz se skladem a řidiči, doladění podle zpětné vazby a postupný náběh v ostrém provozu

    Sledování trasy od plánu přes nakládku až po doručení, aplikace pro řidiče s potvrzením doručení i bez připojení (v náběhu) a vypořádání hotovostních plateb přes QR kód.

    Přínos: Kontrola skenováním při nakládce umožňuje zachytit chybu ještě předtím, než vůz odjede. Hotovost vybraná řidiči se k fakturám přiřazuje načtením QR kódu, včetně auditní stopy.

13. 16. měsíc

    Samoobslužné importy a upomínky

    Samotná implementace: přibližně 2 týdny; zbytek období: zkušební běh upomínek, kontrola výstupů s fakturací a předání importů jednotlivým oddělením

    Průvodce, v němž zaměstnanci sami importují a aktualizují data v POHODĚ z tabulek, a automatické upomínky v pěti úrovních s denním souhrnem.

    Přínos: Hromadné změny dat provádějí jednotlivá oddělení sama, bez čekání na programátora. Upomínky s fakturou v PDF odcházejí automaticky podle doby po splatnosti, fakturace dostává denní souhrn a vybrané zákazníky lze z upomínání vyřadit.