Potravinářský výrobce: čtyři roky automatizace výroby a EDI

Co následovalo po spuštění

Měsíce počítáme od zahájení projektu. Uvedené období zahrnuje i analýzu a testování v ostrém provozu u klienta; samotná implementace trvala u každého kroku jen jeho část.

1. 5.–7. měsíc

   Automatizace výroby

   Samotná implementace: přibližně 4–5 týdnů; zbytek období: analýza výrobního procesu s klientem, testování a postupný náběh v ostrém provozu u klienta

   Požadavek na výrobu hotového výrobku automaticky vytvoří požadavky na polotovary a převodku surovin, výrobní doklady se šarží a datem expirace vznikají samy a skutečnou spotřebu eviduje výrobní portál v intranetu. Výroba kartonů se každou noc zaúčtuje podle expedovaných dokladů.

   Přínos: Odpadá ruční rozpis výroby na polotovary a suroviny i ruční zakládání výrobních dokladů. Rozdíly mezi normou a skutečnou spotřebou se zaúčtují přímo z portálu, takže skladová evidence odpovídá skutečné výrobě.

2. 6. měsíc

   Spolehlivý provoz automatizace

   Samotná implementace: přibližně 1 týden v součtu; zbytek období: sledování stability a chování automatizace v ostrém provozu u klienta

   Chyby se zapisují přímo do příslušné objednávky, automatizace běží na vyhrazené licenci POHODY a později přibylo automatické přepnutí na záložní instanci při výpadku.

   Přínos: Uživatelé vidí případnou chybu přímo u dokladu, který řeší, a nemusí ji dohledávat v e‑mailech. Automatizace jim neubírá licence POHODY a při výpadku pokračuje bez ručního zásahu.

3. 7.–9. měsíc

   Nástroje pro inventury a objednávky

   Samotná implementace: přibližně 2 týdny v součtu; zbytek období: upřesnění požadavků a ověřování na skutečných inventurách a objednávkách u klienta

   Příjemky a výdejky generované z výsledků inventury, rozdělení řádků objednávky na kartony podle palet a přecenění objednávek podle ceníku platného k zvolenému datu.

   Přínos: Inventurní rozdíly se nezadávají do POHODY položku po položce, ale vzniknou z výsledků inventury jedním krokem. Po změně ceníku se vybrané objednávky přecení najednou, takže faktury odpovídají dohodnutým cenám.

4. 10.–18. měsíc

   Reporty, účtování zásob způsobem A a střediska

   Samotná implementace: přibližně 6–7 týdnů v součtu; zbytek období: měsíční uzávěrky, kontrola účtování účetními klienta a ověřování v ostrém provozu

   Pravidelné e‑mailové reporty výdejů a prodaných kusů, úprava automatizace pro účtování zásob způsobem A a přenos střediska i činnosti z výrobního požadavku do všech generovaných dokladů.

   Přínos: Firma dostává přehledy výdejů a prodejů pravidelně, bez ručního sestavování; měsíční kontrola duplicitních výdejů upozorní na doklady zadané dvakrát. Pohyby surovin, polotovarů a výrobků se účtují na dohodnuté účty bez ručních zásahů a náklady lze vyhodnocovat podle středisek.

5. 12.–49. měsíc

   Další tuzemské i zahraniční řetězce

   Samotná implementace: obvykle 1–2 týdny na každý řetězec; zbytek období: postupné napojování řetězců podle jejich harmonogramu, koordinace s poskytovatelem EDI a testovací výměny dokladů

   Postupné napojení dalších řetězců včetně fakturace v eurech, dodacích listů podle požadavků jednotlivých řetězců, paletových štítků SSCC a nových výdejních míst externího skladu.

   Přínos: Každý nový řetězec po nastavení funguje ve stejném automatickém režimu jako stávající odběratelé. Rozšíření odbytu tak nevyžaduje novou ruční agendu pro objednávky, faktury ani dodací listy.

6. 15.–21. měsíc

   Více účetních jednotek v jednom prostředí

   Samotná implementace: 1–2 týdny v součtu; zbytek období: postupné rozšíření na další účetní jednotku a ověřování v provozu u klienta

   Noční převodky a vzájemná fakturace mezi účetními jednotkami a jeden výrobní intranet pro všechny.

   Přínos: Převody zboží mezi účetními jednotkami a jejich fakturace vznikají každou noc automaticky z výrobních požadavků, takže je nikdo nemusí ručně dohledávat a dofakturovávat. Výroba všech účetních jednotek pracuje v jednom intranetu.

7. 32.–40. měsíc

   Přefakturace z ISDOC a převod receptur

   Samotná implementace: přibližně 4–5 týdnů v součtu; zbytek období: upřesňování zadání, čekání na vzorové doklady, příprava podkladů a dat receptur na straně klienta a testování v ostrém provozu

   Z nahrané PDF faktury dodavatele s vloženým ISDOC vznikne přijatá faktura, skladové karty i vydaná faktura koncovému zákazníkovi; receptury byly převedeny do POHODY z jiného informačního systému.

   Přínos: Přefakturace se zpracuje jedním nahráním souboru místo ručního přepisování dvou faktur, včetně dohledání odběratele v ARES a ochrany proti duplicitám. Receptury nebylo nutné zakládat v POHODĚ ručně od začátku.

8. 33. měsíc

   Kontrola nadspotřeb

   Samotná implementace: do 1 týdne; zbytek období: ladění upozornění podle zpětné vazby z provozu u klienta

   Při zaúčtování skutečné spotřeby systém označí suroviny spotřebované nad rámec receptury nebo nakoupené za vyšší cenu.

   Přínos: Odchylky od receptury a zdražení surovin jsou vidět už při zaúčtování výroby, takže na ně lze reagovat včas, a ne až při dodatečné kontrole.

9. 42.–47. měsíc

   Nový výrobní proces a oprava záporných stavů

   Samotná implementace: přibližně 10 týdnů v součtu; zbytek období: schvalování návrhu, upřesňování pravidel s klientem, uzavírání měsíční výroby a kontrola výsledků na straně klienta

   Spotřeba surovin se přepočítává podle skutečně vyrobeného množství, výrobní požadavky se načítají čtečkou čárových kódů a záporné stavy skladů se hromadně opravují po jednotlivých dnech.

   Přínos: Spotřeba odpovídá skutečné výrobě, nikoli plánu, a načtení čtečkou nahrazuje ruční vyhledávání a zadávání požadavků. Záporné stavy na skladech surovin a výroby opravuje systém sám převodkami nebo výdejkami, takže skladová evidence nezůstává v záporu.

10. 44.–48. měsíc

    Docházka s terminály

    Samotná implementace: přibližně 6–8 týdnů včetně výroby terminálů; zbytek období: upřesnění požadavků na výkazy, příprava kabeláže, doménových skupin a podkladů o zaměstnancích na straně klienta

    Docházkový systém s čipovými terminály z naší vlastní výroby, správou oprávnění přes doménu a výkazy odpracovaných hodin i stravenek.

    Přínos: Podklady pro zpracování mezd – odpracované hodiny, nárok na stravenky a absence – vznikají přímo ze záznamů terminálů a jednou měsíčně se exportují. Oprávnění se řídí doménovými skupinami, takže odpadá samostatná správa uživatelů.

11. 52. měsíc

    Reporting v intranetu

    Samotná implementace: přibližně 1–2 týdny; zbytek období: zpřístupnění uživatelům a doladění podle prvního používání u klienta

    Přehledy pohledávek, závazků a další manažerské výstupy z POHODY přímo v intranetu.

    Přínos: Vedení má aktuální stav pohledávek a závazků k dispozici přímo v intranetu, bez nutnosti exportovat data z POHODY a zpracovávat je v tabulkách.